挑選合適的運營商

往展會場館運輸展品不同于其他任何運輸，因為數量、脆弱性和包裝的大小，需要協調運輸和到達時間來滿足展會的最后期限，所有的運輸和文書處理工作以及管理材料處理工藝都使這個過程更加復雜。正因為如此，對運營商提的第一個問題就是它的展品運輸所占的銷售額，我通常會避開那些展品運輸銷售額低于50%的，尋找一個專業做展會運輸的公司。要求承運人有書面的程序來處理展品缺少、丟失、延遲以及損壞等問題。還要詢問一下在緊急情況下的貨運代理情況。

貨運經理是展覽團隊的一個重要組成部分，也是應該謹防發生問題的一個生命線。展品運輸經理、經紀人和調度員應該隨時保持聯系。就個人而言，我不會挑選那些不為副總裁以上的客戶開設“隨時聯系”號碼的公司。一旦你找到比較信任的公司，就要堅持使用它。你們之間的關系越長久越牢固，運輸公司在發生問題時就會更加努力地去解決。

提供足夠的信息

把展品種類、展板、產品、設備、贈品、資料等做成一個電子表格，其中也包括每種的數量、運輸方式、如何被打包、尺寸和估重。給您的運營商提供一個清單，他們就可以提供準確的報價，并在運輸上留出足夠的空間。 運營商還需要知道展會的全名，而不只是縮寫，你的展位號、展會日期、你的布展和撤展時間，還有這些日期是否確定，如果你需要特殊的裝備也要告訴他們，還要問問是否有碼頭用來裝載、是否會有多個地點用來交付，從參展商服務手冊中找到與運輸相關的內容，告訴你的貨運經理，這些內容通常包括材料處理信息、地圖、驗收時間以及運到現場的出貨量。

確定目的地

展會經理在確定目的地時有兩個選擇，一種是直接到展會現場，一種是到預備倉庫，在那里會有三十天的免費存儲。運送到倉庫后你可以根據實際情況來確定展會現場的出貨量，這可以節省你的運輸成本和存儲費用。 使用預備倉庫的一個限制是它不接受墊包裹的貨運，在運到預備倉庫時也需要額外的人力、物力。這會增加你的運輸成本，也會在處理過程中有更大的損壞風險，另一個問題是展品并不總是被儲藏在倉庫里，有時候是在拖車上。 直接運到現場會避免這些風險，可能會便宜一些，但如果直接運到現場，那么到貨時間可能就會不那么確定，這取決于貨車的裝載時間，封送處理的效率，以及碼頭的可用性。

當你臨近的參展商展品都已經到達，你周圍的空間已經用盡了，而且你臨近的又無貨運通道，你甚至會遇到延遲的情況。 你也可以把貨物分開，一些直接運輸到展位，一些放在預備倉庫，比如，標牌一般都會放在預備倉庫，這樣在布展之前就可以先把它掛起來。一些參展商會把他們的地毯、墊子和展品運到預備倉庫，節省搭建時間，把產品和其他供應品直接運到展位上，因為直到搭建基本完成它們才會派上用場。

滿足最后期限

確認你的貨運團隊知道你的運到預備倉庫或者展位的最后期限，如果你的運營商錯過了最后期限，卡車將被送到最后一行進行卸載，并且將會被罰款。貨物到達展位的時間也會影響裝載成本，如果沒有及時到達來參與搭建，你就要為你的勞動力支付超時工資，因此在你的運輸計劃里要增加誤差份額，因為有無數的因素都可以影響你的運輸，比如說飛機或者卡車故障，事故、天氣延遲、卡車司機家里有急事以及人為錯誤等等。和你的運營商討論最壞的情況，在你的計劃中盡量寬限出一天機動時間。

預計費用

通常來說，交通運輸會在公司的整個貿易預算中占10%到13%的份額，但是交通也會直接影響其他的預算類別，比如說材料處理和安裝費用。和你的運輸商確定直接和間接費用的預算。比如，材料處理率會隨貨物類型和目的地的不同而有所差別，在同一個運輸商那里運到預備倉庫和展位的材料處理費是不同的，也可能產生特殊的處理費用，比如說打包以及地毯墊子等的運輸，額外的時間和勞動力。也要把沒有獨立賬單的其他處理費用計算在內。 給貨物貼上標簽 很多運輸問題都是由貨物標簽不小心遺失造成的，確保你已經把舊標簽撕去并且在每件貨物上貼上了兩個新標簽，防止掉落。確定你標簽上的目的地是正確的。

確定保險總額

許多菜鳥展覽經理認為，如果他們的貨物丟失，運輸商可以承擔責任。但在大多數情況下，你的運輸商只會提供所謂的“釋放價值”，也就是每磅貨物的賠款費用大約在0.3---0.6美元之間。如果你需要在整個過程中都為你的貨物全價進行保險，你就需要根據你公司的保險政策買一個全險。和公司的風險經理一起來決定你的全部貨物的價值，在免賠額度里你愿意承擔多大風險。 最終，在每次運輸中你都將承擔一定的風險。甚至盡管你為你的每一個貨物都進行了保價，但失去這個貨物至少會造成你的壓力和焦慮，如果它又是必須要展出的貨物，那就會給公司造成嚴重損失。但是這些寶貴的經驗教訓可以幫助你的運輸更加合理，也會給你吃一顆定心丸。想了解更多各行業展商名錄與資料,登錄198代收展會資料網【zg198.net】進行在線查詢下載，更多展會資料、展會名片、展會會刊等你來查看！